Pensar primero

Cuando el problema no es la redacción

¿Y si tu texto es confuso porque todavía no sabes qué quieres decir?

Muchos textos confusos no fallan por la redacción. Fallan porque quien escribe aún no tiene clara su idea central.

Si empiezas un PRD así, el borrador se llena de contexto, detalles técnicos y explicaciones que dan vueltas antes de llegar al punto.

El resultado es un documento largo que cuesta leer. Además, genera más preguntas y reuniones innecesarias para aclarar lo que querías decir.

Dos tareas separadas

Pensar primero significa separar dos tareas: decidir qué quieres comunicar y, después, redactarlo.

Cuando las mezclas, usas el borrador para descubrir tu propia idea. El lector acaba leyendo esa búsqueda en lugar de tu conclusión.

Antes de abrir el documento, tu meta es resumir en una o dos frases qué quieres decir y qué decisión o acción esperas del lector.

Solo entonces empiezas a escribir.

Tres preguntas antes de escribir

Antes de abrir el documento, responde a tres preguntas.

¿Quién va a leer esto? No es lo mismo escribir para un directivo que para el equipo que construirá lo que especificas.

¿Qué necesito que sepa, decida o haga? Esto fija la acción que esperas del lector.

¿Cuál es mi mensaje principal en una o dos frases? Es la pregunta más difícil y la más importante.

La prueba en voz alta

La tercera pregunta funciona como filtro.

Intenta decir tu mensaje principal en voz alta, de forma sencilla, en una o dos frases.

Si lo consigues, ya puedes redactar. Si no, todavía no estás listo: vuelve a pensar en tu lector y en lo que necesitas que haga.

Escribir más no aclara una idea que aún no tienes.

Ejemplo: la actualización del sprint

Imagina que debes escribir una actualización para directivos.

El impulso es contar todo lo que pasó en el sprint. Así, el directivo tiene que buscar el punto por su cuenta.

Primero define el mensaje: «El lanzamiento se retrasa dos semanas por un problema de integración; necesitamos aprobar más recursos de QA antes del viernes».

Con esa frase, todo lo demás se organiza a su alrededor. Lo que no la apoya, se puede quitar.

Parece más lento, pero ahorra

Este paso previo parece que añade tiempo. En realidad, lo ahorra.

Reduces las reescrituras, porque ya no descubres tu idea a mitad del borrador.

Tus documentos son más cortos, ya que quitas lo que no apoya el mensaje.

Y tus textos persuaden más: el lector entiende enseguida qué propones y por qué. Menos preguntas, menos reuniones.

Vas a escribir un PRD, pero no consigues explicar en voz alta y de forma sencilla tu mensaje principal. ¿Estás listo para empezar a redactar?

• Sí, el mensaje se aclarará mientras escribo
• No, primero debo aclarar qué quiero decir

Answer: No, primero debo aclarar qué quiero decir

No. Si no puedes decir tu mensaje principal en una o dos frases sencillas, todavía no sabes qué quieres comunicar. Empezar a escribir así produce borradores largos y desordenados que dan vueltas antes de llegar al punto.

Completa los pasos clave para saber si estás listo para redactar.

Answer: Responder tres preguntas, ¿Lo dices en voz alta?

Antes de ponerte a escribir, debes responder las tres preguntas sobre tu audiencia y objetivo, y comprobar si eres capaz de expresar la idea central en voz alta.

Pensar primero separa dos tareas: antes de abrir el documento hay que _____ qué quieres comunicar, y solo después toca _____ el texto.

Answer: Pensar primero separa dos tareas: antes de abrir el documento hay que decidir qué quieres comunicar, y solo después toca redactar el texto.

La clave es no mezclar las dos tareas. Primero decides el mensaje (quién lee, qué necesitas que sepa, decida o haga, y cuál es tu idea en una o dos frases); después lo escribes. Mezclarlas es lo que genera textos largos y confusos.